Mais pourquoi le mail a la peau si dure ?

Depuis le temps que que certains dénoncent le mail, il devrait être mort depuis longtemps. Une recherche rapide m'a fait retrouver un article de 2006 qui se battait déjà contre le mauvais usage du mail : http://www.duperrin.com/2006/10/30/mauvais-usages-du-mail-une-demonstration-rationnelle/. Et on en parlait déjà avant. 6 ans c'est une période très longue en informatique. Combien y avaient-ils d'utilisateurs de Facebook en 2006 ? Une petite dizaine de millions, contre un milliard aujourd'hui. Entre les deux, MySpace a disparu, et SecondLife, et d'autres encore. Skyblog, sur lequel tout adolescent français se devait d'avoir son espace, ne fait plus partie du paysage. Autrement dit, si le mail devait disparaître, il aurait déjà disparu.

Des amis, qui travaillent chez Atos, me disent qu'ils l'utilisent toujours, malgré les déclarations tonitruantes de Thierry Breton. Et que de toute façon, la disparition annoncée du mail ne concerne que les échanges internes. On le gardera pour l'extérieur. Heureusement pour Atos, qui n'allait quand même pas se couper du reste du monde.

Et pourtant, "l'email est une plaie, tout le monde le sait" décrète Fred Cavazza, "l'e-mail n'est pas mauvais que pour la productivité" renchérit Bertrand Duperrin en février 2012, six ans après son premier article cité plus haut. A partir de ce constat - c'est une plaie - qu'il estime démontré, Fred Cavazza propose rien moins que comme il  "serait extrêmement traumatisant d’envisager une suppression. Qu’importe, l’objectif que l’on peut fixer sera alors de réduire la dépendance en rééduquant les collaborateurs." Et que propose-t-on à la place ? Toute une série d'outils : epaces collaboratifs, messagerie instantanée, microblog, blog internes, visio-conférence, dont je ne vois pas bien en quoi ils corrigeraient le principal reproche que l'on fait au mail, le surnombre de mails parasites et inappropriés. Qu'est ce que ça changerait d'utiliser la messagerie instantanée ou le microblogging, en terme de temps gagné et d'efficacité ? Le mail a au moins l'avantage d'être un point de contact unique, au lieu de forcer les collaborateurs à se rééduquer pour jongler entre ces divers outils. Et on ne voit pas pourquoi ils seraient mieux utilisés. Là où on accuse le mail de disperser l'information entre les différentes boîtes, on la disperse encore un peu plus !!

Mais que reproche-t-on finalement au mail ?

1 - Les Spams, les publicités : ils sont éliminés très facilement, soit par gestionnaire de spam soit à la main. Personnellement, ça me prend à peine 5 minutes par jour pour éliminer les quelques dizaines de mail résiduels qui n'ont pu être triés automatiquement.

2 - Le phénomène de RE-RE-RE-RE-RE-RE-RE-RE....., ou la discussion qui n'en finit pas et qui ne nous concerne pas, ou plus. Ça débute en général par un sujet, avec un grand nombre de personnes concernées. Petit à petit la discussion se poursuit, souvent de manière assez polémique, entre deux d'entre elles, et qui continuent à mettre tous les autres en copie.

Je ne vois guère moyen de s'en débarrasser sinon de les considérer comme Spam à partir du moment où l'on n'est plus concerné (voir plus haut). Si l'on fait partie de cette polémique, prendre son téléphone ou aller voir l'autre, pour régler le problème en face à face.

3 - La gestion de document en attachement :

C'est, de mon point de vue, le seul et vrai problème d'une mauvaise utilisation du mail, qui n'est clairement pas fait pour ça. Qui n'a jamais vécu un travail d'équipe, avec un document à rédiger par divers spécialistes, et qui envoient à tous le document entier, avec leur partie revue et corrigée. Au bout d'une semaine, plus personne ne sait quelle est la version active. A cela s'ajoutent des commentaires dans le texte du mail, qu'il faudrait éventuellement reprendre dans le document. On n'oubliera pas non plus la surcharge réseau, ainsi que des boîtes mail qui se trouvent encombrées de dizaines de versions d'un même document, pesant souvent plusieurs Mo.

A cela, on peut répondre que le mail n'est pas un gestionnaire de configuration, mais qu'il suffit de l'interfacer avec de tels outils. Il est très facile d'insérer un lien vers le gestionnaire de configuration, plutôt que d'envoyer le fichier en attachement. Le fichier pourra alors être appelé directement depuis le corps du mail. Les récalcitrants seront bien obliger de s'y faire en posant des limites à la taille du-dit fichier.

Face à ces inconvénients très faciles à contourner, que d'avantages ! Et ce n'est pas pour rien que toutes les croisades anti-mail échouent depuis si longtemps :

1 - Le mail est asynchrone. Alors qu'on l'accuse de faire perdre du temps, il a toutes les qualités qui permettent d'en gagner. N'est interrompu que celui qui veut bien l'être, car je ne connais pas d'entreprise qui impose de répondre instantanément. Et dire que certains proposent de le remplacer par une messagerie instantanée !

2 - Le mail est une écriture, avec tous les avantages qui y sont attachés : Obligation de formuler clairement ce que l'on veut dire, concision, prise de distance avec les réactions émotives, possibilité de relecture.

3 - Traçabilité. Là encore, Fred Cavazza se distingue en considérant que le fait d'utiliser le mail comme preuve est "abject". On dirait qu'il n'a jamais fait de projet en clientèle ! Mais, oui le mail, utilisé en compte-rendu, fait preuve que l'on a dit, et écrit, relatif à tel fait du projet. Il prouve qui l'a écrit, quand et à qui.

4 - Enfin, et peut-être même surtout, c'est un excellent outil de stockage. Depuis la généralisation du Webmail (Google, Yahoo, ou ce que vous voudrez), on peut accéder à son mail "anywhere, anytime, with anydevice", ce qui est une partie du Web 2.0 dont nos ennemis du mail sont les chantres émerveillés par ailleurs.

A titre personnel, il y a longtemps que j'utilise mon mail (Yahoo!) pour stocker des documents que je sais pouvoir retrouver très facilement. L'explorateur PC est vraiment trop mauvais, et de toute façon il ne trouvera que ce qui existe sur ce PC. Le cerveau humain est sans doute fait de telle manière que l'on arrive à retrouver la trace d'un mail ou d'un document attaché, très facilement, en l'associant à son envoyeur, à son titre, ou à une date approximative. Tout ceci est possible grâce à l'outil de recherche associé au mail. Et j'avoue qu'il m'arrive de m'envoyer des mails, avec un document en attachement, pour le sauvegarder sur ce cloud ou je suis assuré de ne pas le perdre, de le retrouver très facilement et de l'éditer. La dernière fois que j'ai mis un fichier Excel sur Google Drive, je n'ai jamais pu l'éditer !! Je préfère encore me l'envoyer sur mon Yahoo!Mail.